1. Особиста ефективність 1.Time management 4. Планування дня.

Когда лучше планировать рабочий день?

Планировать день с вечера — хорошо закрывается прошлый рабочий день,
легче переключиться в режим нерабочего времени и отдыха, новый день начинается с
достаточно ясной и определенной картины предстоящих дел, а не с хаоса. Удобно в
более стабильной и предсказуемой деятельности.
Планировать день с утра — хорошо сочетается с решением «уточняющих
задач», т.е. согласованием (или подтверждением) времени встреч с контрагентами,
раздачей поручений и уточняющей информации подчиненным и т.п. Удобно в
менее предсказуемой деятельности, когда выше значимость
«уточняющих задач».

План должен постоянно корректироваться при
изменении обстоятельств. Времени на это потребуется максимум 5-7 минут в
совокупности в течение дня

Три типа задач в планировании дня.

При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:
«жесткие» встречи — привязанные к конкретному моменту времени
(«презентация в 12.00»);
«гибкие» задачи — не привязанные к жесткому времени («узнать время
презентации»). «Гибкие» не означает «не обязательные» и не означает «не имеющие
срока исполнения» — у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента
времени, в который вы должны ее решать;
«бюджетируемые» задачи — крупные приоритетные задачи, у которых нет
жесткого срока исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса
времени («подготовиться к презентации — 2 часа»).
Такая классификация помогает оптимально сочетать жесткое и гибкое
планирование. Встречи планируются жестко, а «гибкие» задачи — более мягко.

Алгоритм планирования дня

Приоритезированный список задач фактически является гибким планом, т.к. хотя
он и не привязывает задачи к жесткому времени исполнения, но диктует
последовательность выполнения задач. Сначала — уточняющие, затем — жизненно
важные, и напоследок, если останется время, — все остальные.
Наиболее «времяемкие» из приоритетных задач стоит оценить на предмет
необходимого для их выполнения времени. Иными словами, не запланировать
жесткий срок их исполнения, а забюджетировать некоторый ресурс времени на них —
час, полтора часа и т.п. Бюджетировать имеет смысл задачи продолжительностью от 45-
60 минут.
Естественно, при бюджетировании вы не всегда сможете точно предсказать
длительность выполнения работы. Ничего страшного, точность ваших прогнозов со
временем будет повышаться. Лучше неточная оценка длительности работы, чем
никакой оценки. Как только вы начнете бюджетировать время, вам придется гораздо
более жестко и реалистично смотреть на свой список задач — но зато и процент его
фактического исполнения будет расти.
Последний элемент плана дня: график «жестких» встреч, привязанных к
конкретному времени. Как бы ни была хаотична и непредсказуема жизнь вокруг нас,
по тому, насколько вы пунктуальны, люди будут судить о том, насколько
организованно и ответственно вы будете выполнять в дальнейшем свои деловые
обязательства. Чтобы никуда не опаздывать, при планировании встреч обязательно
34
закладывайте резервы времени на:
дорогу, что особенно актуально в больших городах (нужен дополнительный
резерв на пробки);
вспомогательные дела (вошел, подготовился; сложил ноутбук в портфель,
оделся);
организационные нестыковки, например контрольно-пропускной режим (т.е.
бабушка на вахте, вдумчиво и основательно вписывающая ваши паспортные данные),
путаница в переулках, адресах.
План дня будет выглядеть примерно следующим образом:
Слева — «жесткие» встречи, причем не просто списком, а с наглядной привязкой к
сетке времени. Справа — список «гибких» задач, наиболее приоритетные из них
выделены полужирным шрифтом. Для двух из трех приоритетных задач
«забюджетировано» время. Благодаря наглядности левой части плана мы сразу видим
участки времени, в которые можем выполнять «бюджетируемые» задачи. При этом
хорошо видно, хватит ли на них времени.
Обратите внимание; в этом плане дня много «воздуха», мы не пытаемся
расписать по времени все задачи. Благодаря этому план устойчив к любым внешним
помехам. Если появляется новая задача, мы просто дописываем ее в «гибкий»
список, оцениваем ее приоритетность и запускаем выполнение.